A Polícia Civil de Mato Grosso, por meio do Arquivo Central, a Diretoria de Administração Sistêmica (DAS), realizou nesta quarta-feira (17.12), o descarte de 1,1 tonelada de documentos que perderam a validade.

O ato de eliminação foi realizado em uma empresa de reciclagem localizada no bairro Santa Isabel, em Várzea Grande.

O montante de papéis que passou do prazo de guarda (tempo de validade) estava acondicionado no Arquivo Central, e refere-se ao Processo de Eliminação de Documentos nº 03/2025 - Extraordinário da Polícia Civil.

Procedimento

Uma vez selecionados em razão do prazo de guarda cumprido, é feita a lista dos documentos para descarte, que passa pela aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Gestão de Informação, da Secretaria de Estado de Segurança Pública (SESP).

Posteriormente a lista é encaminhada à Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso para autorização da eliminação. Para alguns dos documentos vencidos, é necessário também a aprovação do Tribunal de Contas do Estado.

Eliminação

Nesta edição foram descartadas 197 caixas box com os documentos que foram transportadas em um caminhão da empresa prestadora do serviço.

Na sequência todo conteúdo sem validade é picotado em uma máquina específica e transformado em material reciclado.

A eliminação de documentos é uma ação que deve ser realizada criteriosamente, por ser crime o descarte de documentos de valor permanente. A proteção à documentação pública e a gestão estão previstos na Constituição da República, em seus artigos 23 e 216.

Legislação

O ato de descarte obedece critérios da Resolução nº 40, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), datada de 9 de dezembro de 2014, que dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos.

Arquivo Central da Polícia Civil

O setor da Gerência de Almoxarifado, Patrimônio e Documentos, compõem a Diretoria de Administração Sistêmica (DAS) da instituição, e está situado na Rua 2, Setor 2 do bairro CPA III. O local concentra centenas de documentos, de todas épocas, remetidos pelas delegacias e setores administrativos, como boletins de ocorrências, processos, segundas vias de inquéritos policiais, entre outros documentos.